Envío de documentos de manera segura

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¿Dentro de tu empresa o negocio envían documentos de manera constante? Te compartimos todo lo que debes saber para que tus documentos importantes lleguen a su destino con seguridad.

La tecnología ha avanzado enormemente y gracias a esto, muchos procesos también se han simplificado y digitalizado.

Algunos documentos empresariales o personales de grado confidencial no pueden ser compartidos por mail, wetransfer, pdf por WhatsApp o mensaje de texto debido a la naturaleza de la documentación y la importancia de la información que lleva.

Para asegurarte de que el envío de tus documentos sea de manera segura y de primer nivel debes contar con un proveedor de envíos estratégico con garantías, que brinde toda la confianza y seguridad de tus documentos para que garantice la llegada a tiempo y en excelentes condiciones.

A continuación te presentamos algunos prácticos consejos para elegir a un proveedor seguro, rápido y accesible.

¿Qué cualidades debe tener un proveedor logístico en mensajería especializada?

  • Servicio de almacenaje en diferentes estados del país con altos estándares de seguridad
  • Gestión de envíos al día siguiente o envío programado
  • Traslado de mensajería nocturna y dedicado
  • Fulfillment en instalaciones de cliente o propias
  • Cobertura nacional
  • Telemarketing outbound e inbound
  • Centro de atención y ayuda al destinatario
  • Plataforma con tablero y analítica 
  • Logística inversa
  • Tecnología para el rastreo en línea de cada envío con atención a cliente y destinatario
  • Servicio de entrega con cobro en efectivo o pagaré
  • Tu envío debe llegar directamente al remitente
  • Seguimiento en tiempo real
  • Testigo de entrega o firma de remitente
  • Envío masivo, individual esporádico de documentos

Todas estas cualidades deben ser parte de tu proveedor de logística para garantizar el éxito de tu envío de documentos de manera segura y eficiente.

Además de las características anteriores, asegúrate de recibir de tu proveedor soluciones disruptivas y estratégicas a la medida de tu empresa para eficientar tus entregas.

¿Cómo elegir el tipo de envío de documentos más adecuado?

El embalaje es el siguiente punto importante después de haber encontrado a tu aliado en logística. 

Utiliza un sobre adecuado para el envío de documentos, recuerda que tu paquete está expuesto a otros paquetes como cajas de todos tamaños y sobres. 

Tu paquete debe estar preparado para afrontar todas las condiciones meteorológicas y accidentes.

Si el documento que deseas enviar tiene muchas hojas es importante que lo coloques en una caja con suficiente protección para evitar daños. 

Protege tu documentación con plástico burbuja antes de dejarlos en la caja y una vez ahí, también asegura la caja con todas las medidas posibles debido a que durante el trayecto pueden existir distintos percances que podrían estropear tu documentación.

También te recomendamos contratar cualquier tipo de garantía con tu proveedor ya que vale la pena asegurar la entrega de tus documentos.

¿Cómo enviar documentos de manera segura en tiempo récord?

Si debes entregar la documentación de manera express o lo dejaste para último momento, lo ideal es que tu proveedor de logística te facilite el servicio de mensajería para que tu paquete llegue de inmediato que te permita realizar tu envío en 24 horas.

En estos casos es probable que  el costo sea un poco más elevado pero tendrás la seguridad de que tu envío será entregado lo más pronto posible.

¿Cómo ahorrar en el envío de documentos?

Tu proveedor de envíos debe compartirte las tarifas por envío o volumen según tus necesidades y en la mayoría de los casos cuentan con precios accesibles por cierta cantidad de envíos por día, semana o mes.

Para que tu envío sea económico debes considerar los datos de origen, destino, peso y medidas, si tus documentos tienen un estándar lo ideal sería que tengas una negociación inicial con tu proveedor para obtener un precio económico por volúmen de envíos.

Ya repasamos todos los puntos básicos en caso de que desees realizar el envío de documentos masivos, recuerda que la clave es un proveedor logístico con todas las herramientas y facilidades para enviar tus documentos y ser entregados bajo garantías de confidencialidad y seguridad.

Qualitypost te ofrece todos los beneficios para que tu documentación sea trasladada con todas las medidas de seguridad posibles y rastreo en tiempo real, además de alta tecnología en los procesos de envío, si deseas conocer más información de nuestros servicios, no dudes en contactarnos.


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